Jargon

• issue of ticket: een issue of ook wel een ticket, beschrijft in wezen een individuele (werk)opdracht. Voor een overzicht van de verschillende type issues, zie "Issue type".
• sprint: een verzameling issues. De gebundelde issues worden gezamelijk ingepland en verwerkt. Na het afwerken van een sprint, kan een nieuwe software release worden aangeboden in een testomgeving en vervolgens op de productie omgeving.

 

Context

Alle werkopdrachten ter uitvoering door Studio Emma, worden beschreven in issues. Issues worden idealiter gebundeld in een "sprint" om samen verwerkt te worden door 1 of meer medewerkers van Studio Emma, binnen een gegeven timeframe. Een sprint wordt door de project manager bij Studio Emma ingepland. Het bundelen van issues werkt kostenbesparend omdat wijzigingen aan uw website/applicatie in 1 keer in productie kunnen worden genomen.

 

Jira

Issues worden aangemaakt en beheerd via een online tool, te vinden op http://jira.studioemma.com.

 

Hoe issues tot stand komen

Heel vaak komen issues tot stand na een vraag die Studio Emma per e-mail heeft bereikt. Evenwel werkt dit vertragend en moet Studio Emma een extra handeling verrichten door de vraag om te zetten in een issue. Issues kunnen worden aangemaakt naar aanleiding van bvb:

• Een probleem, een functie op de website die niet werkt zoals verwacht.
• Een vraag over de werking van een feature of hoe u iets kan realiseren
• Een gewenste aanpassing
• De wens om een nieuwe feature toe te voegen op de website
• etcetera

 

Wanneer issues worden verwerkt

Issues die u aanmaakt in Jira, worden NIET automatisch verwerkt door Studio Emma. Issues worden, op vraag van u, door de projectmanager eerst verzamelt in sprints. Sprints worden bij Studio Emma op de planningsmeeting ingepland om uitgevoerd te worden. Na het inplannen brengt de project manager u op de hoogte hiervan.

In geval u een dringende individuele taak heeft voor Studio Emma, dan kan u dat melden via uw project manager. Maar aangezien de project manager niet steeds meteen kan reageren kan u zich ook wenden tot support@studioemma.com. In geval het om een urgent probleem gaat, neemt u het best ook telefonisch contact op. U verwijst in uw e-mail en/of telefonisch gesprek naar het door u op Jira aangemaakte issue (door link of nummer te vermelden) met aanduiding van uw verwachtingen op vlak van resolutie tijd, en een indicatie waarom het dringend is. Deze issues worden, anders dan sprints, volgens best effort verwerkt, wat zoveel betekent als dat de verwerking afhankelijk is van de workload bij Studio Emma en de beschikbaarheid van een persoon met kennis ter zake. Deze issues worden altijd in regie verwerkt. Het spreekt voor zich dat wij voorang geven aan hoogdringende herstellingen.

In geval mocht blijken dat er verschillende dringende issues zijn kan alsnog worden beslist om een sprint uit te werken, zodat repititief werk kan worden beperkt.

 

Hoe kan u helpen om alles sneller en vlotter te laten verlopen

Als klant kan u onze werkwijze dus ondersteunen door in plaats van een e-mail te sturen met alle uitleg over de opdracht, eerst een issue aan te maken met die informatie, en het issue nummer op te nemen in uw correspondentie naar uw project manager of naar support@studioemma.com. Dit bespaart tijd (en dus kosten) omdat het issue per direct aan iemand kan worden toegekend, in principe dus zonder tussenkomst van een project manager, maar uiteraard op voorwaarde dat de beschrijving in het issue duidelijk is.

Als u toekomst plannen maakt, kan u dat aankondigen bij uw project manager, zodat hij eventueel al op voorhand tijd kan reserveren, ongeacht of u de details van de opdracht al kent. Houd daarbij uiteraard rekening dat het inschatten van de duurtijd voor verwerking van de nog aan te maken issues uiteraard geen evidentie is. Dit heet een middelenverbintenis.

 

Een issue aanmaken in Jira

Inloggen in JIRA kan via https://jira.studioemma.com. Daar logt u in met uw persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord. Indien dit niet lukt, kan u uw wachtwoord resetten via deze pagina, of assistentie vragen van uw project manager.

 

 

In de menubalk bovenaan staat een knop "Aanmaken" (of "create") , die het ticket aanmaakscherm oproept:

 

Hierin zijn volgende velden van belang, de overige velden mag u leeg laten. 

Project

Dit zal normaliter vooraf ingevuld zijn. Indien u als klant meerdere projecten lopende heeft, kan u hier het juiste kiezen. 

Issue type

Het type verzoek dat beschreven wordt. U kan kiezen tussen volgende types:

• Bug: een fout in de software. De fout kan aanleiding geven tot een foutmelding, waardoor de software niet doet wat wordt verwacht, maar kan ook een visuele imperfectie zijn.
• How to (support): een vraag die u heeft over de werking van het project, of een concrete situatie die zich voordeed. 
• Improvement: een verbetering (functionele aanpassing) aan een bestaande component binnen het project. Een Improvement is in de regel minder ingrijpend dan een New Feature
• New Feature: een nieuwe functionaliteit die aan het project dient toegevoegd te worden. Een new feature is in de regel ingrijpender dan een Improvement
• Task: Een algemene taak, of een issue dat niet onder één van bovenstaande thuishoort.

Summary

De opdracht of het probleem, in één volzin omschreven. Bv:

• Installatie van een blogmodule
• Als ik klik op de contactpagina klik op "route naar de winkel", dan krijg ik een fout te zien
• Grafische aanpassingen gewenst op de product detail pagina
• Ik wens een nieuwsbrief uit te sturen met product informatie, hoe kan ik dat realiseren?

Een duidelijke summary zorgt ervoor dat men in een oogwenk kan inschatten wat er door wie moet gebeuren, zonder het volledige issue te moeten lezen.

Prioriteit

Het is erg belangrijk dat u een correcte prioriteit opgeeft. Als u alles als dringend gaat beschouwen, dan riskeert u dat wij toch eerst de minder dringende zaken eerst behandelen.

Ga ervan uit dat issues met hoge prioriteit vooraan in een sprint zullen verwerkt worden, of bvb. alle issues van hoge prioriteit in 1 sprint zullen bundelen, om in een latere sprint de minder dringende items te bundelen. 

Het is mogelijk dat Studio Emma de prioriteit wijzigt naar eigen inschatting. 

Description

In geval u een fout (bug) rapporteert is volgende informatie onontbeerlijk:

• Context:
  • In welke browser doet het probleem zich voor?
  • Op welke URL is het probleem te zien? 
  • Bij welke gebruiker doet het probleem zich voor?
  • Welke data is verkeerd en waarom?
• Stappen:
  • Welke stappen onderneem je om tot het probleem te komen? Eventueel met screenshots toelichten.
• Probleem:
  • Wat is wel het verwachte gedrag?

Probeer om alle informatie toe te voegen waarover u beschikt.

Na het aanvullen van bovenstaande velden, kan u het ticket toevoegen via de "Create" knop. Er verschijnt een bevestiging: