Confortluxe en Lievens: van manuele prijslijsten naar geautomatiseerde efficiëntie
Hoe maak je van duizenden producten, technische fiches en complexe prijslijsten een overzichtelijk, foutloos en up-to-date geheel? Het antwoord? Door de implementatie van een PIM-systeem, gekoppeld aan een ERP met eCAT.
Tags:
Confortluxe en Lievens, twee familiebedrijven in de meubelindustrie, worstelden met versnipperde productdata en tijdrovende, foutgevoelige Excel-prijslijsten. Samen met Studio Emma implementeerden ze een PIM-systeem gekoppeld aan een ERP met eCAT.
Het resultaat? Prijslijsten en technische fiches worden nu automatisch gegenereerd en teams werken efficiënter met één single source of truth. Met deze digitalisering besparen ze niet alleen weken werk, maar verbeterden ze ook de klantbeleving en zetten ze een stevige stap richting verdere groei en innovatie.
Twee gevestigde familiebedrijven met digitale ambities
Zestig jaar vakmanschap bij Confortluxe en bijna vijftig jaar expertise bij Lievens. We hebben het hier over twee gevestigde familiebedrijven die hun sporen in de meubelindustrie ruimschoots verdiend hebben. Confortluxe staat bekend om zijn modulaire sofa’s, geproduceerd in onder meer Azië, Polen en Oekraïne en verdeeld via maar liefst 1350 verkooppunten in Frankrijk en 200 in België. Meubelfabriek Lievens focust vanuit zijn fabriek in Tielt op eetkamertafels, -kasten en -stoelen. Samen zijn ze goed voor een omzet van meer dan 50 miljoen euro en een stevige positie in de Belgische en Franse markt. Beide merken maken ook deel uit van dezelfde groep als Meubelen Crack, een vaste waarde in de Belgische meubelretail.
Succes betekent soms complexiteit en dat was hier ook zo. Door de jaren heen zijn er meerdere webshops ontstaan, draaien er verschillende CMS’en en een configurator en misten ze bepaalde functionaliteiten in eCAT. Gevolg? Productdata raakte versnipperd, prijslijsten werden manueel samengesteld en technische fiches waren vaak foutgevoelig. Ook het concept ‘modulaire sofa’ was een uitdaging. Deze bestaan immers uit verschillende elementen. Een klant stelt bijvoorbeeld een sofa samen met een longchair met armsteun rechts, een 2-zit zonder armsteun, een hoekelement links, een 1-zit met relaxfunctie, enz. Dit dan nog eens in een bepaalde stof en kleur en dan zijn er ook nog verschillende poten waaruit men kan kiezen. Hoe kon Confortluxe dit overzichtelijk en gestructureerd bijhouden?
Het werd steeds duidelijker dat er nood was aan één centrale bron van waarheid, een plek waar alle productdata betrouwbaar en up-to-date beheerd kon worden.
PIM-systeem met ERP-koppeling
Samen met Studio Emma werd de stap gezet naar een PIM-systeem, gekoppeld aan het ERP-systeem met eCAT. Een investering die al snel zijn voordeel bewees, gezien het over ruim 400.000 prijzen verdeeld over 6000 artikelen en meerdere regio’s gaat.
Ook zijn ze nu veel flexibeler. Aanpassingen in bijvoorbeeld transport- of productiekosten kunnen veel sneller omgezet worden naar prijzen met nieuwe, accurate prijzen. Extra info die ze zo willen opnemen in de technische fiche of prijslijsten gaat veel sneller.
De manier waarop deze laatste tot stand komen, veranderde overigens volledig. Voorheen betekende dit wekenlang puzzelen in Excel, met alle risico’s van manuele fouten erbij. Vandaag worden de lijsten automatisch gegenereerd. Excel-bestanden worden omgezet in gestileerde PDF’s met duidelijke lay-out en gebruiksvriendelijke icoontjes in regionale varianten. Die iconografie bleek trouwens verrassend belangrijk. Het visualiseert perfect over welk element het gaat waardoor er veel minder kans is op fouten bij het plaatsen van een bestelling. Wat voordien een ‘droge’ tabel was, is nu een intuïtief document waarmee verkoopteams en klanten meteen aan de slag kunnen. De technische fiches tenslotte zijn nu volledig op maat, overzichtelijker en rijker in informatie (afmetingen, gewicht, stofcategorieën, …)
Samenwerking en key learnings
De implementatie bracht wel de nodige uitdagingen met zich mee.
Zo werd duidelijk dat ERP-key users vanaf het begin nauwer betrokken moeten worden om sneller tot oplossingen te komen. Scope management was key om, ondanks groeiende ambities, het project beheersbaar te houden. Een ander belangrijk inzicht was dat testen met realistische data essentieel is. End-to-end testen met echte prijslijsten leverde veel betrouwbaardere resultaten op dan artificiële testcases.
Next steps
De automatisering van prijslijsten en technische fiches is al een grote stap voorwaarts maar de roadmap is nog niet afgerond.
In een eerstvolgende fase worden pancartes ontwikkeld met een overzicht van alle mogelijkheden per model. Daarna wordt een productconfigurator gekoppeld aan het PIM-systeem zodat klanten meer vrijheid krijgen om hun eigen combinaties samen te stellen. Daarnaast staan integraties met websites, stockbeheer, MailChimp en outletproducten op het programma.
Dat Confortluxe intussen de overstap maakte naar Pimcore Enterprise opent bovendien nog meer mogelijkheden om functionaliteiten uit te breiden en processen nog verder te verfijnen.
Een nieuwe manier van werken
Wat begon als een zoektocht naar efficiëntie, groeide uit tot een fundamentele verandering in de manier van werken. Voor Confortluxe en Lievens betekent dit dat ze sneller naar de markt kunnen met nieuwe collecties, dat hun teams minder tijd verliezen aan repetitief werk en dat de kans op fouten drastisch is verminderd. Maar minstens zo belangrijk: de klant profiteert mee. Dankzij duidelijke prijslijsten, overzichtelijke fiches en binnenkort ook een slimme configurator wordt de beleving transparanter en gebruiksvriendelijker.
“De return van dit project? Een veel snellere time-to-market voor nieuwe collecties, minder repetitief werk voor het team en een drastische reductie van de kans op fouten.”
Benieuwd wat een PIM-systeem voor jouw bedrijf kan betekenen? Onze experts delen graag hun inzichten en best practices uit dit project. Plan een vrijblijvend gesprek in en ontdek hoe jouw productdata efficiënter beheerd kan worden.